Tietosuojaseloste

1. Tietoa tästä selosteesta

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten käsittelemme henkilötietoja, kun käytät palveluitamme, verkkosivustoamme tai Mouhi Notes -Chrome-laajennusta, tai kun otat meihin yhteyttä. Tavoitteenamme on avoimuus sekä GDPR:n ja soveltuvan lainsäädännön noudattaminen.

2. Rekisterinpitäjä

3. Chrome-laajennus (Mouhi Notes)

Mouhi Notes on Google Meet -kokouksissa toimiva Chrome- laajennus. Laajennus voi käsitellä kokouksen aikana syntyvää dataa (esim. transkriptio ja AI-muistiinpanot) sovelluksen tuottamiseksi. Laajennus on ilmainen asentaa; osa ominaisuuksista edellyttää voimassa olevaa tilausta (subscription), jota hallinnoidaan palvelussamme.

4. Keräämämme tiedot

• Yhteystiedot (esim. nimi ja sähköpostiosoite), kun lähetät viestin, rekisteröidyt tai pyydät yhteydenottoa.
• Todennustiedot (istuntoeväste, tunniste), kun kirjaudut tilillesi Mouhi-palvelussa.
• Käyttötiedot (esim. kirjautuneiden käyttäjien toiminnot, paneelin avaaminen, virhelokit), palvelun toimittamiseksi ja laadun parantamiseksi.
• Verkkosivuston sisältö laajennuksessa: kokouksen transkriptio ja AI-muistiinpanojen sisältö, jos olet ottanut ominaisuuden käyttöön.
• Evästeet ja seuranta: emme käytä markkinointi- tai seurantievästeitä ilman suostumustasi. Sivusto ja palvelu voivat hyödyntää välttämättömiä teknisiä evästeitä kirjautumiseen ja istunnon ylläpitoon.

5. Mistä tiedot saadaan

• Lomakkeet, tilinhallinta ja sähköposti: kun annat tietoja meille vapaaehtoisesti.
• Palvelun käyttö: kun käytät tuotteitamme kirjautuneena tai käytät Chrome-laajennusta Meet-kokouksessa.

6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

• Palvelun toimittaminen – tilin luonti, kirjautuminen, muistiinpanojen ja transkriptioiden tuottaminen ja näyttäminen (sopimus).
• Palvelun kehittäminen ja turvallisuus – virhelokit, käytön analysointi, väärinkäytösten estäminen (oikeutettu etu).
• Tilausten ja laskutuksen hoitaminen – maksutapahtumien käsittely kumppanin kautta (sopimus ja lakisääteinen velvoite).
• Viestintä ja asiakastuki – tukipyynnöt, tiedotteet ja palveluviestit (oikeutettu etu tai sopimus).
• Markkinointiviestit – lähetämme viestejä vain suostumuksellasi tai soveltuvan lain sallimissa rajoissa (suostumus / oikeutettu etu).

7. Tietojen säilytysajat

• Tilitiedot säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen ja kohtuullisen ajan poistopyynnön tai tilin sulkemisen jälkeen kirjanpito- ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.
• Muistiinpanot ja transkriptiot säilyvät, kunnes poistat ne itse tai pyydät poistamista. Voimme säilyttää varmuuskopioita rajoitetun ajan palautusta varten.
• Tekniset lokit (esim. virheilmoitukset) säilytetään tyypillisesti enintään 30–90 päivää tietoturvan ja toiminnan varmistamiseksi.

8. Tietojen jakaminen

Emme myy henkilötietojasi. Voimme jakaa tietoja palveluntarjoajille, jotka tuottavat meille teknologia-, maksunkäsittely-, viestintä-, analytiikka- tai pilvi-infrastruktuuripalveluja. He käsittelevät tietoja ainoastaan ohjeidemme mukaisesti ja sopimusten perusteella. Voimme luovuttaa tietoja myös, jos laki sitä edellyttää (esim. viranomaispyyntö).

9. Missä tietoja käsitellään

Tietoja käsitellään pääosin EU/ETA-alueella. Joissain tapauksissa tietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella käyttämällä asianmukaisia suojatoimia (esim. EU:n vakiolausekkeet).

10. AI-ominaisuudet ja kansainväliset siirrot

AI-toiminnot voivat hyödyntää kolmansia osapuolia muistiinpanojen ja yhteenvetojen tuottamiseen. Tällöin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme siirroissa asianmukaisia suojatoimia, informoimme sinua ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen. Voit kytkeä AI-ominaisuudet pois käytöstä milloin tahansa.

11. Tietoturva

• Alan standardeihin perustuva pilvi-infrastruktuuri
• Pääsynhallinta ja todennus (vähimmän oikeuden periaate)
• Säännölliset tietoturvapäivitykset ja -arvioinnit
• Siirron aikainen salaus (TLS); levossa salaus, kun mahdollista
• Henkilöstön koulutus tietosuojasta

12. Viestintä ja markkinointi

Jos olet antanut sähköpostiosoitteesi, voimme lähettää viestejä palveluistamme ja päivityksistä. Voit perua tilauksen milloin tahansa viestissä olevan linkin kautta tai ottamalla meihin yhteyttä.

13. Oikeutesi

• Tarkastusoikeus – saat tiedon käsiteltävistä henkilötiedoistasi.
• Oikaisu ja poistaminen – virheiden korjaus ja poistopyynnöt tietyissä tilanteissa.
• Käsittelyn rajoittaminen ja vastustaminen – esim. oikeutetun edun perusteella.
• Tietojen siirto – koneellisesti luettavassa muodossa.
• Suostumuksen peruuttaminen – jos käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen jesper.gronroos@mouhi.fi. Jos pyyntösi koskee Chrome-laajennuksen tuottamia muistiinpanoja tai transkriptioita, yksilöi kokous ja päivämäärä käsittelyn nopeuttamiseksi.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Saatamme päivittää tätä selostetta aika ajoin vastaamaan käytäntöjämme tai lainsäädäntöä. Ilmoitamme olennaisista muutoksista sivustolla ja lisäämme voimaantulopäivän alle.

Voimaantulopäivä: 4.12.2025

15. Yhteystiedot & valvontaviranomainen